Hakemusten täyttäminen
Puuttellisesti täytetyt hakemukset saattavat johtaa paluujärjestelyiden viivästymiseen tai jopa hakemuksen hylkäämiseen. Hakijan tulisikin täyttää lomakkeet mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mieluiten englannin kielellä.

Vapaaehtoisen paluun lomake
Vapaaehtoisen paluun lomake (AVR-lomake) on käännetty viidelle eri kielelle. On tärkeää huomioida, että Irakin AVR-lomakkeet poikkeavat sisällöllisesti muista hakulomakkeista. Käytännön syistä johtuen on suositeltavaa, että hakemuksiin täytetään paluumaassa olevan henkilön yhteystiedot, mutta kaikki palaajat eivät kuitenkaan pysty tai halua antaa näitä tietoja. On hyvä huomata, että kaikkien Irakiin palaavien täytyy ilmoittaa paluuosoite / yhteystiedot. Tarkan paluuosoitteen ilmoittaminen auttaa myös matkan järjestämisessä kotipaikkakunnalle asti, sekä uudelleenintegroitumisprosessissa.

Hakemuksessa on myöskin tärkeää ilmoittaa, mikäli palaajalla on erityistoiveita paluupäivämäärän suhteen. Lomakkeessa kysytään myös mikäli hakijalla on paluuseen vaikuttavia terveydellisiä yms. syitä jotka tulee ottaa huomioon paluuta järjestäessä. Kaikkien täysi-ikäisten hakijoiden tulee allekirjoittaa hakemukset henkilökohtaisesti. Hakemukseen olisi hyvää liittää kopiot matkustusasiakirjoista, henkilötodistuksesta tai muita tarvittavia asiakirjoja, mikäli nämä ovat saatavilla.

Uudelleenintegraatiotuen lomake
Hakulomake on yksi uudelleenintegraatiotuen suuruuteen vaikuttavista tekijöistä. Lomakkeessa on kohta jossa voidaan ilmoittaa hakijan yhteyshenkilö, esimerkiksi sosiaalityöntekijä, joka voi tarvittaessa antaa lausunnon uudelleenintegraatiotuen tarpeesta. Uudelleenintegraatiotukea ei voida myöntää ilman täytettyä ja palautettua hakulomaketta.

Hakemukset voidaan faxata IOM:lle numeroon 09-684 11 511 tai 09-684 11 510. Hakemukset voidaan myös toimittaa skannattuina sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen iomhelsinkiavr@iom.int

Mikäli haluat lähettää hakemukset postitse, tulee ne toimittaa osoitteella: IOM Helsinki, AVR, P.L. 851, 00101 Helsinki.

Neuvonta puhelimitse tai henkilökohtaisien käyntien aikana
IOM Helsinkiin voi ottaa yhteyttä, mikäli sinulla tai palaajalla on kysymyksiä vapaaehtoiseen paluuseen liittyen. Voimme myös antaa neuvontaa usealla eri kielellä, muunmuassa englanniksi, suomeksi, ranskaksi, arabiaksi sekä kurdin ja arabian kielillä (tammikuussa 2013).

Hakemuksen jättämisen jälkeen
Vastaanotettuaan hakemuksen, IOM lähettää tästä vahvistuksen yhteyshenkilölle. Hakemus kirjataan ja sen käsittely aloitetaan.

IOM ilmoittaa mikäli hakija on tukikelpoinen palaamaan hankkeen avustamana ja tiedot matkajärjestelyistä. Voimme ottaa myöskin yhteyttä sekä yhteyshenkilöön että palaajaan mahdollisten matkustusasiakirjojen hakuun liittyen.
 
Matkustuspäivämäärän vahvistus
Kun matkapäivämäärä on vahvistunut, IOM lähettää matkaa koskevat tiedot palaajan yhteyshenkilölle, kuten sosiaalityöntekijälle ja/tai palaajalle.

Matkustuspäivämäärän vahvistamisen yhteydessä toimitetaan seuraavat tiedot:

• Matkareitti
• Matkatavaroiden painorajoitukset
• Käsimatkatavaroita koskevat säännökset
• Uudelleenintegraatiotuen suuruus ja muoto
• Tiedot matkasta Helsinki-Vantaalle, mikäli IOM järjestää matkat (IOM lähettää usein bussi- tai junaliput suoraan palaajalle tai palaajan yhteyshenkilölle
• Aika ja paikka jossa palaaja tapaa lentokenttäavustajan (terminaali 1 tai 2)
• Helsinki-Vantaalla avustavan IOM:n työntekijän yhteystiedot

Käytännön neuvoja lentokentälle saavuttaessa
Palaajan tulisi saapua lentoasemalle vähintään kaksi tuntia ennen lähtöaikaa. Mikäli teillä on IOM:n muovikasseja, tulisi palaajalle antaa yksi muovikassi mukaan, jotta hänet olisi helpompi tunnistaa lentoasemalla. Kasseja voi tilata ilmaiseksi IOM:n toimistolta.

Lentoyhtiöstä riippuen IOM tapaa palaajan yleensä joko terminaalissa 1 tai 2 Helsinki-Vantaan lentokentällä. Mikäli palaaja tulee lentokentälle bussilla, bussi pysähtyy ensin terminaali 1:ssä jatkaen tämän jälkeen terminaali 2:een.

IOM:n työntekijät avustavat palaajaa lentokentällä ja ovat hänen tukenaan aina lennon lähtöön saakka. IOM:n työntekijät ovat myös palaajaa vastassa kauttakulku- sekä paluumaiden lentokentillä, aina kuin tämä on mahdollista.